System PIM – czym jest i jak działa?

Jeśli zarządzasz danymi produktowymi w środowisku e-commerce, musisz pracować na uporządkowanej, jednolitej strukturze informacji. Brak spójności opisów, błędne parametry czy rozproszone źródła danych potrafią sparaliżować sprzedaż i generować niepotrzebne koszty. Właśnie w takiej sytuacji warto wdrożyć system PIM – narzędzie porządkujące obieg informacji i automatyzujące ich dystrybucję do wielu kanałów. W tym artykule dowiesz się, jak działa to rozwiązanie, komu przynosi realne korzyści i jak w praktyce wspiera procesy sprzedażowe.

System PIM – co to jest?

Na początku ustalmy podstawy. Skrót PIM pochodzi od angielskiego „Product Information Management”, co w wolnym tłumaczeniu oznacza zarządzanie informacją produktową. Ale zostawmy tłumaczenia – przejdźmy do sensu.

Wyjaśnienie pojęcia PIM. Źródło: en.wikipedia.org/wiki/Product_information_management

System PIM to narzędzie informatyczne służące do zbierania, organizowania, przechowywania i dystrybuowania informacji o produktach.

Chodzi tu m.in. o:

• opisy techniczne i marketingowe produktów;
• zdjęcia, wideo i pliki instruktażowe;
• dane logistyczne – wymiary, wagi, numery katalogowe;
• tłumaczenia i wersje językowe tych danych.

Taki system działa jak centralne źródło prawdy. Raz wprowadzone dane są uporządkowane, zatwierdzone i udostępniane różnym kanałom – od sklepu internetowego, przez aplikację mobilną, po katalogi PDF.

Bez systemu PIM wiele firm korzysta z plików Excel, rozproszonych dokumentów czy niezliczonych wersji danych zapisanych „gdzieś na dysku”. Efekt? Często nieaktualne lub sprzeczne informacje, błędy w opisach produktów i utracone szanse sprzedażowe.

Po co w ogóle system PIM?

• redukuje błędy wynikające z ręcznej edycji danych;
• automatyzuje aktualizację opisów i parametrów w wielu kanałach jednocześnie;
• skraca czas wprowadzania nowych produktów na rynek;
• poprawia doświadczenie klienta, który dostaje pełne, spójne informacje.

I teraz ciekawostka. Według raportu Research and Markets z 2023 roku, globalny rynek systemów PIM osiągnął wartość 12,2 miliarda dolarów i prognozuje się jego wzrost do 28 miliardów do 2030 roku. To nie przypadek – firmy zaczynają rozumieć, że dobra informacja sprzedaje lepiej niż agresywny marketing.

Jak działa system PIM? Prosto, ale efektywnie

Z technicznego punktu widzenia, system PIM to baza danych z interfejsem, który pozwala na wprowadzanie, edytowanie i przesyłanie informacji do innych systemów.

Główne funkcje systemu PIM:

Import danych z różnych źródeł

System PIM potrafi zintegrować się z wieloma źródłami danych – ERP (systemem planowania zasobów firmy), arkuszami kalkulacyjnymi, bazami od producentów czy dostawców. Dane są pobierane i standaryzowane. Jeśli dany produkt ma różne nazwy lub parametry w różnych źródłach – PIM to wykrywa i pozwala ujednolicić.

Praca zespołowa nad danymi

Dzięki systemowi PIM osoby z różnych działów mogą pracować równolegle na tej samej bazie danych – marketing uzupełnia opisy, dział techniczny wprowadza specyfikację, a logistyka dba o wymiary i kody. Każda zmiana jest śledzona i zatwierdzana. Nie ma już potrzeby przesyłania dziesiątek e-maili z poprawkami.

Tworzenie wersji językowych i lokalnych

To szczególnie ważne dla firm działających w kilku krajach. System PIM pozwala tworzyć wersje opisów dostosowane do danego języka, waluty, jednostek miary. Wszystko z jednego panelu – bez przepisywania tych samych informacji po raz dziesiąty.

Dystrybucja danych do kanałów sprzedaży

Dane z PIM mogą być przesyłane do:

• sklepu internetowego;
• platform marketplace (jak Allegro, Amazon);
• katalogów drukowanych lub cyfrowych;
• systemów POS (sprzedaży stacjonarnej).

To właśnie ta automatyzacja sprawia, że aktualizacja opisu jednego produktu w systemie powoduje jego zmianę we wszystkich miejscach, gdzie jest prezentowany.

Dlaczego e-commerce szczególnie potrzebuje PIM?

Branża handlu internetowego żyje danymi. Im więcej produktów w ofercie, tym większe ryzyko bałaganu. Badanie firmy Akeneo wykazało, że aż 98% konsumentów rezygnuje z zakupu, jeśli opis produktu jest niepełny lub niejasny.

W praktyce oznacza to, że brak dobrze zarządzanej informacji produktowej może równać się z utratą sprzedaży. System PIM e-commerce porządkuje te dane i skraca czas wdrożenia nowych produktów do sklepu. A to już realna przewaga nad konkurencją.

Warto też wspomnieć o tzw. omnichannel – czyli sprzedaży wielokanałowej. Skoro produkty są dostępne zarówno online, jak i stacjonarnie, na stronie producenta i na platformach aukcyjnych, potrzebne jest jedno źródło spójnych informacji. System PIM świetnie wypełnia tę rolę.

Omnichannel marketing w praktyce. Źródło: magenest.com/en/b2b-omnichannel-marketing/

Etapy wdrożenia systemu PIM

Spośród etapów wdrożenia systemu PIM wyróżniamy:

Analiza potrzeb i struktury danych

Każda firma ma inny sposób opisywania swoich produktów. Jeden sklep sprzedaje setki rodzajów kabli, inny oferuje luksusowe kosmetyki. Dlatego pierwszym krokiem jest dokładna analiza – jak obecnie wygląda przepływ informacji produktowej? Gdzie są przechowywane dane? Kto je wprowadza?

Na tym etapie tworzy się tzw. model danych – czyli ustalenie, jakie informacje są potrzebne dla każdego produktu. Przykład? W przypadku sprzętu elektronicznego będą to: marka, model, parametry techniczne, kod EAN, zdjęcia i instrukcje. A w modzie: rozmiarówka, skład materiału, kolory, zdjęcia z sesji.

Migracja danych

To najtrudniejszy i najbardziej czasochłonny moment. Trzeba zebrać dane z różnych źródeł – Exceli, starych systemów, arkuszy Google, plików .csv. Często okazuje się, że brakuje spójności. Jeden opis ma 50 znaków, drugi 2000. Czasami dla tego samego produktu są różne zdjęcia.

Dlatego dane się oczyszcza, ujednolica i przenosi do nowego środowiska. Dobry system PIM oferuje narzędzia walidacyjne – potrafi wychwycić braki, sprzeczności, błędy logiczne.

Konfiguracja i integracja

Po migracji czas na konfigurację. Czyli ustalenie, kto ma dostęp do jakich danych, jakie pola są obowiązkowe, jakie automatyczne. Następnie integruje się PIM z pozostałymi systemami – sklepem internetowym, ERP, magazynem, platformami zewnętrznymi.

Szkolenie zespołu i uruchomienie

Najważniejsi są ludzie. Dlatego nie może zabraknąć szkolenia – każdy użytkownik musi wiedzieć, jak korzystać z systemu, co może edytować, jak zatwierdzać zmiany.

System PIM e-commerce – jak zmienia codzienność firmy?

W e-commerce system PIM staje się centrum dowodzenia. Działy pracujące na produktach mogą w końcu mówić tym samym językiem, a zespół marketingu może budować opisy bez konieczności każdorazowego pytania działu technicznego o parametry.

Co zmienia się po wdrożeniu?

Czas wprowadzenia produktu na rynek

Z danych firmy Informatica wynika, że po wdrożeniu PIM średni czas potrzebny na wprowadzenie produktu na rynek skraca się o 60%. Szybciej gotowy produkt, to szybsza sprzedaż i przewaga nad konkurencją.

Mniej błędów w informacjach

Złe dane produktowe to nie tylko irytacja klientów. To także problemy logistyczne (np. zły rozmiar opakowania), zwroty i reklamacje.

Spójność we wszystkich kanałach

Czytelnik może wejść na stronę sklepu, zajrzeć na platformę aukcyjną albo otworzyć aplikację – zawsze dostaje te same, rzetelne informacje. Bez rozbieżności, literówek czy nieaktualnych danych.

Dla kogo system PIM ma sens?

Największe korzyści z systemu PIM odczuwają firmy z ogromnym katalogiem produktów, które operują w wielu kanałach sprzedaży. Ale nie oznacza to, że mniejsze firmy są na straconej pozycji. Wręcz przeciwnie – to często one najwięcej zyskują, bo każda godzina pracy i każda pomyłka ma większe znaczenie niż w korporacyjnym molochu.

Typowe scenariusze, w których wdrożenie PIM ma sens:

• masz ponad 500 produktów, każdy z wieloma wariantami;
• prowadzisz sprzedaż w kilku językach lub krajach;
• sprzedajesz równocześnie przez sklep, platformy zewnętrzne, katalogi PDF i sieć partnerów;
• produkty często się zmieniają – sezonowo, technologicznie, logistycznie.

Przykłady z rynku – kto korzysta z PIM i dlaczego?

Przykłady wykorzystania PIM:

Przemysł odzieżowy

Firmy z branży modowej zarządzają ogromną ilością zmiennych – rozmiary, kolory, materiały, sezonowość. System PIM pozwala im szybko aktualizować opisy kolekcji, tworzyć wersje językowe i automatyzować publikację nowości. Czas od projektu do sprzedaży skraca się z tygodni do dni.

Elektronika i RTV/AGD

W tej branży dokładność danych to absolutny standard. Jedna literówka w specyfikacji technicznej może oznaczać zwrot towaru. Producenci i dystrybutorzy wykorzystują systemy PIM do synchronizacji danych między sklepem, hurtownią i działem technicznym. Warto też dodać, że produkty mają skomplikowaną strukturę – dokumentację techniczną, filmy instruktażowe, dane energetyczne – które muszą być spójne wszędzie.

Branża kosmetyczna i suplementy

Tu w grę wchodzą wymagania prawne – składy, certyfikaty, dopuszczenia rynkowe. System PIM pozwala przechowywać te informacje w jednym miejscu, aktualizować na bieżąco i szybko udostępniać dystrybutorom.

B2B i sprzedaż hurtowa

W sprzedaży między firmami (B2B), informacja produktowa to waluta zaufania. Potrzebujesz kompletnej specyfikacji, plików do pobrania, zdjęć w wysokiej rozdzielczości. System PIM pozwala generować indywidualne katalogi produktowe dla różnych klientów. A to duże ułatwienie.

Jak mierzyć efekty po wdrożeniu systemu PIM?

Warto być konkretnym. Firmy, które wdrożyły system PIM, zwykle obserwują:

• skrócenie czasu wprowadzania produktów do sklepu nawet o 50–70%;
• redukcję błędów w danych o 60–80%;
• wzrost współczynnika konwersji w e-commerce o 10–20% dzięki lepszym opisom i zdjęciom;
• mniejsze koszty obsługi klienta i zwrotów związanych z nieścisłościami produktowymi.

Ile kosztuje wdrożenie systemu PIM?

To zależy. I to nie jest wymijająca odpowiedź – po prostu skala wdrożenia, liczba produktów, konieczne integracje, stopień złożoności danych i wymagania zespołu mają tu ogromne znaczenie.

Koszt może się wahać od kilku tysięcy złotych (dla małych, prostych wdrożeń) do setek tysięcy w przypadku rozbudowanych projektów korporacyjnych. Ale warto patrzeć nie tylko na wydatek, lecz na oszczędności czasu i kosztów pracy.

Niektóre firmy odzyskują koszt inwestycji już po kilku miesiącach – dzięki przyspieszeniu sprzedaży, redukcji błędów i niższym kosztom obsługi operacyjnej.

A jeśli jeszcze nie jesteś gotowy na PIM?

To też jest okej. Czasem warto zacząć od małych kroków:

• uporządkuj strukturę danych w Excelu;
• ustal podstawowe pola i typy informacji dla swoich produktów;
• zidentyfikuj źródła błędów – czy pochodzą z opisu, zdjęć, numeracji?

Zbudowanie świadomości to już połowa sukcesu. Jeśli wiesz, co nie działa i dlaczego, łatwiej będzie Ci kiedyś przejść na system PIM bez stresu i chaosu.

Podsumowanie artykułu

Zrozumienie działania systemu PIM daje Ci pełną kontrolę nad strukturą, jakością i dystrybucją informacji produktowej w każdym kanale sprzedaży. Wdrożenie takiego rozwiązania porządkuje procesy, eliminuje błędy i przyspiesza wprowadzanie nowych towarów do oferty. Jeśli zarządzasz dużą liczbą danych, opisów lub materiałów, PIM stanie się narzędziem wspierającym nie tylko organizację treści, ale też skuteczność operacyjną zespołu.

Jeśli chcesz uporządkować zarządzanie danymi produktowymi i zyskać realną przewagę w sprzedaży internetowej, zgłoś się do SEOgroup. Jako agencja z doświadczeniem w projektach PIM, wiemy, jak przekuć dane w skuteczne narzędzie e-commerce.

Aby dowiedzieć się więcej i rozpocząć współpracę, wypełnij formularz kontaktowy znajdujący się poniżej – to pierwszy krok do uporządkowanej, efektywnej i skalowalnej struktury danych w Twoim sklepie lub firmie.

FAQ – najczęściej zadawane pytania i odpowiedzi na temat systemu PIM

Czy system PIM jest tylko dla dużych firm?

Nie. Równie dobrze sprawdza się w średnich firmach obsługujących wiele produktów, języków czy kanałów sprzedaży. Skalowalna architektura pozwala dostosować system do realnych potrzeb i zasobów.

Jak długo trwa wdrożenie systemu PIM?

Czas wdrożenia zależy od liczby produktów, źródeł danych oraz stopnia integracji z innymi systemami. Średnio trwa od kilku tygodni do kilku miesięcy, przy czym wiele działań można realizować równolegle.

Czy potrzebuję zespołu IT, aby obsługiwać PIM?

Nie w każdej sytuacji. Większość współczesnych systemów PIM oferuje intuicyjne interfejsy, umożliwiające pracę działom marketingu, sprzedaży czy logistyki bez specjalistycznej wiedzy technicznej.

Jakie dane można przechowywać w systemie PIM?

System PIM obsługuje dane tekstowe, techniczne, graficzne i multimedialne. Przechowasz w nim opisy, specyfikacje, kody, wymiary, materiały wideo i zdjęcia – wszystko powiązane z produktem.

Czy PIM może współpracować z moim sklepem internetowym?

Tak. Nowoczesne systemy PIM oferują gotowe integracje z popularnymi platformami sprzedażowymi oraz API umożliwiające łączenie z autorskimi rozwiązaniami.

Jakie są główne korzyści z wdrożenia PIM?

Zyskujesz uporządkowaną bazę danych, szybszą aktualizację informacji, redukcję błędów i jednolitą prezentację produktów w każdym kanale sprzedaży. Dodatkowo możesz szybciej reagować na zmiany w ofercie.

Czy PIM zastępuje system ERP?

Nie. ERP odpowiada za procesy biznesowe, magazyn i sprzedaż, a PIM koncentruje się na informacji produktowej. Te dwa rozwiązania uzupełniają się, a nie wykluczają – współdziałając, tworzą spójne środowisko informacyjne.